Já sabe o que é auditoria fiscal, como ela funciona e quer manter o seu negócio longe de possíveis irregularidades?

    A auditoria fiscal consiste em inspeções, avaliações e investigações da documentação das empresas, com o objetivo de conferir se a legislação tributária e fiscal está sendo fielmente cumprida e diagnosticar possíveis ilegalidades no empreendimento, como fraudes ou sonegações.

   O ato é oficialmente realizado pelo governo, por uma vistoria de um funcionário público especializado na área — a pessoa com o encargo para fazê-lo é conhecido como auditor ou fiscal.

Previna-se! Cinco passos preparatórios antes de receber uma auditoria fiscal na sua empresa:

Primeiro passo: Avalie seus processos tributários.

   Verifique se existem contingências fiscais, contábeis e trabalhistas no seu negócio. Isso ajuda na identificação de possíveis vantagens que não estejam sendo aproveitadas. A partir desse levantamento, entre as áreas operacionais, é possível descobrir se é necessário corrigir falhas ou prevenir futuros problemas.

Segundo passo: Saiba quais documentos passar para uma auditoria fiscal.

   Para a realização da auditoria é preciso apresentar uma série de documentos, como notas fiscais de entradas de fornecedores, notas fiscais de entrada emitidas pela empresa e notas fiscais de saídas, além de livros fiscais e guias de ICMS. Isso inclui impostos como: PIS, IOF, IRPF, ICMS, IPVA, IPTU, entre outros.

Terceiro passo: Utilize um sistema de gestão integrada.

   Um sistema de gestão integrada consiste em um programa de computador que realizará a conexão entre dados automaticamente. As informações podem ser relativas aos outros setores da empresa ou aos sites da Secretaria da Fazenda Municipal e Estadual. Isso fará com que a empresa esteja sempre atualizada e pronta para vistorias.

Quarto passo: Organize seus documentos.

   A não apresentação de qualquer documento requerido pelo auditor é considerado como irregularidade. Portanto, apenas estar conforme os ditames da lei não significa que você estará protegido contra eventuais penalidades. Também será necessário apresentar toda a documentação ao fiscal.

Quinto passo: Facilite o acesso às informações fiscais e tributárias.

   O auditor ou fiscal requisitará uma série de documentos contábeis e tributários à empresa. Deixar tudo pronto e acessível a ele fará com que a visita seja finalizada rapidamente e não sejam levantadas suspeitas.

O que seu negócio ganha com isso?

   Você fica longe de problemas com denúncias de irregularidades, tem a indicação e correção para possíveis falhas, e ainda tem em mãos os caminhos e estratégias para um planejamento tributário pronto para ser executado. Isto é, tudo está pronto para que o seu negócio decole de forma sustentável.

   São muitos documentos, e muitos anos de documentos que devem ser armazenados. Informações podem se perder, principalmente se nem toda a sua plataforma é digital. A irregularidade não é feita de má fé, mas pode ser um erro operacional que custa caro. Mas então como evitar surpresas negativas? Em primeiro lugar é importante ter tudo em ordem! Sistemas gerenciais que contenham administração rígida de dados, como o Sistema de Gestão VELIT, armazenam todos esses dados em sua plataforma evitando que haja perda de algum documento, ou até mesmo não permitindo que seja feita uma venda ou qualquer ação sem a documentação necessária.

    Assim, quando qualquer fiscalização tomar lugar, os dados estarão organizados, acessíveis e transparentes. Além disso, é possível fazer uma auditoria automática, que verifica se os dados estão sem discrepância, antes mesmo da avaliação do fisco. Isso pode ser feito periodicamente, de forma a garantir que a empresa não fique tensa quando ocorrer uma nova inspeção – podendo até corrigir erros antes que eles virem multas.

E aí, gostou das nossas dicas? Deixe seu like ou comentário!

Nós da VELIT sabemos que não adianta nada o software ser enorme, com milhares de funções e módulos, se ele não atender o que você precisa. Isso é mais comum do que parece.

A maioria das empresas de software tem um ramo que foca mais.No caso da VELIT, somos especializados em empresas do ramo de autopeças.

Isso é extremamente importante, principalmente após a implantação do software, ou seja, no momento da necessidade de suporte.O suporte consiste no oferecimento de apoio ao usuário,seja qual for a necessidade, dúvida ou dificuldade. Caso o ERP apresente algum eventual problema na sua configuração, por exemplo, o suporte será responsável por orientar o cliente a resolver o problema, para que se consiga alcançar os resultados desejados.

Em todo software é comum ocorrerem dificuldades e dúvidas de operação , pois na maioria dos casos os funcionários ou empresários não estão familiarizados com aquele ambiente tecnológico. –Então, é necessário orientação do que e como fazer. No caso de uma loja de autopeças, que se trata de um segmento bem específico, ter atendentes especializados e que conheçam bem seu negócio é essencial para poder ajudar com suas necessidades. Por exemplo, como um software especializado em gestão de salões de cabeleireiros irá poder te dizer qual o melhor relatório do sistema para sua loja? Ou então, quando você estiver no balcão com o cliente com um problema na venda de uma peça, como o suporte irá te ajudar se não entende nada sobre a função da peça, o código ou fornecedor daquela peça? É essencial que sua empresa tenha uma assistência que entenda e além de te fornecer suporte possa te dar dicas e fazer um bom acompanhamento da sua loja.-

Outro fator muito importante com relação ao suporte de um software é a disponibilidade da equipe. Não adianta contratar a empresa mais renomada, se quando seu cliente estiver no balcão e seu sistema acusar algum erro,  não se consiga resolver ou até perder a venda. Quando você for pesquisar um sistema de gestão fique atento a isso! A empresa deve apresentar um horário de atendimento amplo,com diversos canais de atendimento (telefone, whatsapp, site, dentre outros).

Um suporte ruim pode gerar desgaste para você e seus funcionários, perda de vendas e clientes , perda de tempo além de fazer com que você perca diversas funções e análises que poderia estar te ajudando.

E ai, como é o suporte do seu sistema? Conta para a gente!

Sabemos que gerenciar uma loja de autopeças não é nada fácil!

São diversos produtos altamente diversificados que levam a uma necessidade de um grande estoque, além de diversos fornecedores diferentes e as vezes até mesmo prestação de serviços diversos.  Um bom software especializado no seu setor pode garantir maior lucratividade e menos retrabalho e perdas para o seu negócio. Confira alguns dos fatores que mostram a importância de ter um software especializado para sua loja de autopeças.

Crescimento financeiro

Um software de gestão completo fornece informações referentes ao desempenho financeiro da empresa, por meio da integração com a área de contabilidade. Ao analisar as informações obtidas com ferramentas, como o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) e o Fluxo de Caixa, é possível avaliar a situação da saúde financeira da empresa. Ter essas informações em mente no momento de tomar decisões referentes a investimentos, por exemplo, é a chave para o crescimento saudável e sem riscos.

Controle de estoques e inventário

A solução ainda inclui a gestão de estoque e inventário, ponto extremamente importante para a manutenção de uma loja de autopeças. Isso porque controlar esses índices permite saber quais são os itens necessários no estoque. Dessa forma, se evitam problemas como a falta de mercadoria, alto volume de compras de urgência, atrasos no atendimento de pedidos, ocupação desnecessária de espaço, baixa rotatividade de estoque, entre outros.

Auxílio no planejamento estratégico

A importância de um software de gestão se dá, principalmente, por sua capacidade de gerar relatórios que permitem avaliar o atual cenário do negócio. Ao fornecer informações referentes ao Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente e Gestão dos Pedidos de Venda, por exemplo, é possível medir o faturamento e até mesmo a imagem da empresa. Esses dados são fundamentais para traçar os melhores planos para o futuro, direcionando os investimentos de forma estratégica e buscando aproveitar as melhores oportunidades do mercado.

Cumprimento de prazos

Utilizar uma plataforma de gestão acaba com os riscos de esquecer prazos de pagamentos e recebimentos, sejam eles de empréstimos, fornecedores ou tributos. A empresa pode programar a entrada e saída de dinheiro, a partir do alerta emitido pelo software. Além disso, a plataforma pode auxiliar na gestão das vendas feitas pelos funcionários, aumentando a transparência e facilitando o processo de pagamento de comissões.

Redução de custos

Apesar de ser visto como um gasto por muitos gestores, o investimento em um sistema de gestão traz várias vantagens para uma empresa, tornando a relação custo-benefício altamente compensatória. Porém, não termina por aí: um software de gestão também auxilia na redução de custos, que pode ser alcançada de diversas formas, como:

• diminuição de erros e necessidade de retrabalhos;
• aumento da produtividade;
• melhor aproveitamento dos recursos;
• redução da burocracia;
• melhoria na comunicação e no fluxo de informações;
• análises dos resultados por meio de relatórios;
• adoção de melhorias direcionadas.
• Decisões mais ágeis e acertadas

Outro ponto que vale a pena ressaltar é a disponibilidade das informações, que são constantemente atualizadas. Isso influencia diretamente a tomada de decisão, tornando as escolhas do gestor mais inteligentes e acertadas. Além disso, a possibilidade de manter uma base de dados sólida e a análise de relatórios ajuda a entender melhor os resultados alcançados, compará-los aos objetivos e redirecionar a estratégia, para que as ações estejam alinhadas com o que se busca.

Integração entre processos e áreas

O investimento em um sistema, principalmente quando ele é integrado — como é o caso do VELIT ERP— permite que os processos e áreas dentro da empresa estejam integrados. Mais uma vez isso quer dizer que as informações ficam centralizadas, além de facilitar o acesso e o compartilhamento desses dados.

Tudo isso melhora o fluxo de informações e otimiza a comunicação interna sem que dependa das pessoas. Assim, quando se realiza uma venda, por exemplo, as áreas comerciais, de estoques e financeiro, por exemplo, já possuem (por meio do sistema) tudo que é necessário para executar a rotina: desde a inserção do pedido e conferência da disponibilidade, até a emissão de documento fiscal.

Utilizar um software de gestão em uma loja de autopeças traz uma série de vantagens, indo desde o gerenciamento de estoque até o controle das despesas. Mesmo em um ramo que exige tanta competência do fator humano, a importância de um software de gestão não pode ser esquecida, como meio de proporcionar um crescimento constante e saudável para a empresa.

Quer conhecer mais sobre o nosso software?  Entre em contato!