Invista em Gestão

Processos gerenciais são um conjunto de atividades realizadas para atingir um determinado propósito. É um processo de definição de metas, planejamento e / ou controle da organização e condução da execução de qualquer tipo de atividade.

Na maioria dos casos, seguimos um processo para realizar algo de forma consistente sempre que precisamos concluir uma tarefa.

Por exemplo, todas as manhãs você acorda e se prepara para ir aonde precisa ir. Muitos de nós realizamos a mesma rotina.

Acompanhar os processos de uma empresa, sejam eles produtivos ou comerciais, e analisar seus reflexos são tarefas que exigem empenho, constância e, consequentemente, tempo. Coletar informações, registrá-las e atualizá-las também são ações importantes que organizam a gestão e que viabilizam seu desenvolvimento, mas isso exige que você reserve parte do seu dia para cuidar da questão.

Vale lembrar que o Velit-ERP é um software que facilita sua vida nesse sentido. A gestão de processos e a geração de dados fica mais fácil quando você utiliza nosso software. Além da precisão dos dados, os gráficos ajudam de maneira visual e prática a perceber as mudanças que podem e/ou devem ser tomadas para alcançar o sucesso da sua empresa.

O que é KPI e como pode ajudar sua empresa?

O gerenciamento do desempenho organizacional tem por objetivo direcionar todos os esforços da organização em prol dos objetivos desta. Dessa forma, busca-se a efetividade de todas as atividades da empresa alinhada com o objetivo macro da organização.

Dentro dessa perspectiva, observa-se a importância dos indicadores. Os indicadores de desempenho, conhecidos também por KPI (Key Performance Indicator), facilitam a transmissão da missão e visão da empresa para funcionários que não ocupam cargos mais estratégicos, e direcionam seus esforços para objetivos estratégicos da empresa.

É comum, porém não saudável, que no ambiente de trabalho diversos colaboradores não saibam a importância de suas atividades e não enxerguem o impacto de suas atividades no resultado final da empresa. Assim, os indicadores orientam todos os esforços destes em busca de metas que gerem um alto desempenho competitivo da organização.

Os KPIs se caracterizam como uma ferramenta de medição de desempenho dos setores, de forma quantificáveis, buscando entender se os objetivos estão sendo atingidos e a necessidade de adotar medidas corretivas.

Estudiosos sobre desempenho organizacional destacam algumas características que um bom indicador de desempenho deve ter, sendo:

 

O desenvolvimento de bons KPIs permite a empresa medir seu desempenho e identificar onde estão seus problemas internos, possibilitando o aperfeiçoamento de suas operações. Quando se tem indicadores de desempenho efetivos, aumenta-se a eficiência dos setores, auxilia na tomada de decisão, impulsionam as vendas e até reduzem custos, entre outros benefícios. Dessa forma, é muito importante para as organizações que desenvolvam bons indicadores e que transmitam aos colaboradores a importância destes.

Negócio de família, dicas para o sucesso!

Os negócios familiares são uma característica marcante do povo brasileiro, talvez começando a partir de uma simples conversa descontraída, mas sendo que em diversas vezes pode causar uma certa dor de cabeça, correto?! Pensando nisso trouxemos algumas dicas que podem ser muito úteis quando o objetivo é o sucesso!

1. Uma pessoa tem que liderar

Liderança é a alma do negócio e, portanto, é imprescindível que alguém lidere mesmo dentro de uma empresa familiar.

Há casos em que os membros constituem um capital equânime, ou seja, cada um entra com o mesmo tanto de dinheiro e todos acham que são líderes, “chefes” do negócio. Isso é um equívoco!

Conhece aquele velho ditado que diz “muito cacique para pouco índio”? Pois é, se você não quer ver sua empresa ruir graças à competição por poder e autoridade, é essencial determinar apenas uma pessoa para ser líder, gestor e administrador da empresa.

Para tomar essa decisão é importante por sempre na balança as qualidades pessoais e técnicas desse representante. Também é imprescindível que esta pessoa possa se dedicar exclusivamente as atividades da organização.

Definido quem irá liderar a empresa, é importante que todos se conscientizem e entendam o porque da escolha, respeitando-a.

2. Defina sempre regras

Muita gente pensa que ter uma empresa familiar significa trabalhar quando e como quiser, não justificando ausências ou até mesmo tirando férias fora de hora. Este é outro gigantesco erro!

Para que uma empresa cresça e tenha bons resultados, é indispensável à existência de regrasque determinem como os membros da organização irão se portar.

É claro que é muito mais fácil lidar com imprevistos quando se está junto a pais, irmãos e tios. Porém é importante que fique claro que trabalho é trabalho. As pessoas não podem simplesmente se ausentar ou mudar rotinas e horários levianamente.

Para que todos tenham bons lucros no fim do mês, todos devem se empenhar nesta conquista e a definição de regras é a base para este andamento.

E, mais: vale ressaltar que as regras devem ser iguais para todos os membros da empresa, ok?

Guia de Gestão de Equipes

3. Pratique o planejamento

O planejamento é a base do sucesso de qualquer tipo de empresa, seja ela familiar ou não, pequena, média ou grande. Planejar é pontapé inicial de quem quer fazer tudo direito e bastante certo!

Dentro desta modalidade administrativa é possível traçar e definir metas e objetivos que devem ser sempre de conhecimento de todos.

A definição da missão, visão e dos valores da empresa também deve ser tratada como prioridade dentro do planejamento, visto que norteará o dia a dia de todo o negócio.

Uma dica bem interessante e que vale a pena ser anotada é que sejam marcadas reuniões periódicas com todos os membros da família que tem porcentagem no negócio. Nesses encontros serão definidos alguns planejamentos, como estabelecimento de estratégias e ações e assim por diante.

4. Determine o salário de cada membro da família

Assim como nos casos em que a empresa é constituída por uma só pessoa, a empresa familiar não deve ter todo o seu lucro tratado como fonte de renda dos sócios. Pelo contrário, é essencial que os pró-labores estejam previstos nas planilhas de gastos, sendo que a diferença deverá sempre ser aplicada no próprio empreendimento.

Assim como em qualquer outro trabalho, cada pessoa terá seu salário mensal para receber da empresa e isso independente de seus lucros ou até mesmo prejuízos.

A determinação do salário dos membros da família que trabalham na empresa pode ser uma das tarefas mais complexas visto que todos podem querer receber igual, mesmo que nem sempre seja justo, ou um ou outro queira a mais devido a sua dedicação, algo que pode não ser entendido.

Uma boa base para determinar esses valores, portanto, é estabelecer um teto de retirada para todos os donos e dividi-lo de acordo com as porcentagens. Para aqueles que trabalham diretamente na empresa, ainda é necessário calcular um salário condizente com a função e com o mercado.

5. Controle financeiro é essencial

Depois de ter acordado os salários e pró-labores da empresa é hora de fazer o planejamento financeiro. Esse controle é uma das partes mais importantes da organização. Afinal, sem dinheiro a empresa está fadada ao fracasso.

Assim como em qualquer outro negócio é preciso estar sempre atento às oportunidades de reduzir custos, sejam eles operacionais ou até mesmo tratando-se de capital humano.

Outro ponto importante é que as diferenças positivas no fim de cada mês devem ser bem aproveitadas, investindo-se ou até mesmo reservando para outros momentos de maior precisão.

6. Descreva todas as funções e atribuições de cada um

O que você faz dentro da empresa? Se você não sabe essa resposta com exatidão com certeza é hora de pensar nesse assunto.

Cada pessoa é importante e fundamental para o andamento das atividades e você sabia que se elas não souberem ao certo qual a sua função, toda a organização pode sair prejudicada?

Pois é! Assim como em qualquer outro tipo de empreendimento, dar ciência do que é o cargo e quais as suas principais atribuições é realmente importante para que todas as tarefas caminhem sem problemas.

Para auxiliar nesta etapa a dica é consultar o que os profissionais do mercado fazem nas tarefas pesquisadas e aplicar muito dessas observações no cotidiano do próprio negócio.

Se possível, crie um documento com a explicação de cada tarefa, quais as responsabilidades e encargos e assim por diante para que não restem mais dúvidas.

7. Saiba como tratar os funcionários / familiares

Respeito é a palavra que deve imperar em ambos os contextos, seja dentro de uma sala de reuniões ou dentro de uma sala de jantar no feriado prolongado. Ainda assim, é importante ter em mente que no ambiente empresarial certas atitudes são melhores aceitas ou vice versa.

Haja molejo!

Um dos principais desafios é comumente visto quando pais têm que se reportar aos filhos dentro da empresa, tios que precisam que aceitar as instruções de sobrinhos e assim por diante. Até mesmo entre irmãos pode ser bem complicado.

Evidentemente dentro da empresa o tratamento deve ser mais focado no profissionalismo. Sempre com muito respeito, pode ser necessário chamar a atenção e até mesmo corrigir atitudes dos familiares.

E tudo isso pede zelo, certo?

8. Dica Bônus!

Falando sobre gestão de empresa é claro que não podíamos deixar de fora o uso de ferramentas que facilitam esse trabalho, então, pode contar com a gente! 😉

Além da poderosíssima ferramenta Velit, durante a implantação fornecemos dicas super valiosas na hora de gerir um negócio. Pense nisso como uma consultoria particular pro sucesso de sua empresa.

Mas fala aí, gostou do artigo? quer mais informações? entra em contato conosco, vai ser um prazer poder te ajudar!

Como treinar o seu cérebro para manter o foco
Costuma ficar tentando resolver várias coisas ao mesmo tempo? Temos muito a ganhar mantendo o foco em tarefas únicas. Entenda como se beneficiar da concentração para manter o foco:

 

Como empreendedor, temos várias tarefas em nosso dia. Ficar focado pode ser difícil com o fluxo constante de tarefas e obrigações, funcionários, clientes, e-mails e telefonemas disputando atenção.

Em meio a tudo isso, entender as limitações do nosso cérebro e trabalhar em torno disso pode melhorar o foco e ajudar a aumentar a produtividade.

Nossos cérebros são finamente sintonizados com a distração e o ambiente digital de hoje torna a concentração uma atividade difícil. “Distrações são sinal de que alguma coisa mudou”, diz David Rock, co-fundador do NeuroLeadership Institute e autor do livro Your Brain At Work.

A distração é um alerta. Oriente a sua atenção para o aqui e o agora. Isso pode ser perigoso, já que a reação do cérebro é algo automático e pode ser difícil de controlar, ou parar.

Enquanto a multitarefa é uma habilidade importante ela também tem um lado negativo. Ela reduz a nossa inteligência, fazendo com que o nosso QI caia. Com isso, cometemos erros, perdemos alguns sinais sutis e até perdemos o controle quando não deveríamos.

Para piorar tudo a distração sempre é atraente. O seu cérebro acende luzes de recompensa quando trabalhamos multitarefa, o que significa que você tem uma alta emocional quando faz tudo de uma só vez.

Em última análise, o objetivo das nossas vidas não deve ser o foco constante, mas um pequeno e curto período diário sem distrações.

Segundo Rock, “20 minutos de foco diariamente, sem exceções, tem um profundo poder transformador em nossas tarefas e atitudes”.

Como Melhorar a Produtividade de Funcionários

Produtividade está diretamente relacionada a gestão do tempo e a perda deste pode ocasionar prejuízos consideráveis a uma empresa. Neste cenário como garantir que seus funcionários sejam mais produtivos e sua empresa tenha sucesso com isso? É sobre este tema, relacionado a tecnologia que trataremos na postagem desta semana.

Uma das formas de dinamizar processos manuais e aumentar a produtividade de funcionários é utilizando a tecnologia. Algumas soluções já utilizadas para tal são CRM, automação de centros de distribuição, comércio eletrônico, determinação de preços e análise. E quais os benefícios encontrados pelas empresas na utilização destas soluções? 

Automação da Força de Trabalho

Esta solução é utilizada para automatizar o lado comercial das vendas, incluindo o processamento de pedidos, gerenciamento de contatos, compartilhamento de informações, monitoramento e controle de estoques, acompanhamento de pedidos, previsão das vendas e avaliação do desempenho dos vendedores.

Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente

O CRM é o gerenciamento da experiência do cliente. É um ponto de referência para campanhas de marketing e inclui suporte pós-venda. Ele abrange basicamente todas as interações com o cliente.

Planejamento de Recursos Empresariais

O ERP é um software de negócios que usa um sistema de aplicativos integrados para gerenciar uma empresa e suas muitas funções de back office, incluindo o CRM, o gerenciamento de estoque, a contabilidade e o recursos humanos.

Sistema de Gerenciamento de Centros de Distribuição

Esta solução auxilia nas operações do dia a dia em um centro de distribuição, possibilitando o gerenciamento centralizado de tarefas como o acompanhamento dos níveis e dos locais de estoque. Isso ajuda a diminuir os tempos de envio e a aumentar o giro de estoque.

Análise

A análise de negócios rastreia informações dos clientes e o nível de investimento deles na sua empresa. Isso ajuda um distribuidor a seguir os comportamentos de compra dos clientes e a prever compras futuras.

A tecnologia e automação causam alguns comentários como: “as indústrias serão invadidas por robôs” ou “as máquinas substituirão os funcionários”. A realidade não é esta. O que irá acontecer é que a tecnologia fará com que os funcionários tenham trabalhos mais qualificados. Por exemplo ao invés de um vendedor digitar pedidos numa planilha de Excel manualmente, os pedidos podem ser automatizados e o vendedor passará a ocupar seu tempo tendo contato com atuais e com potenciais clientes.

Se você está convencido de que a tecnologia trabalha a favor da produtividade de seus funcionários, é hora de escolher uma solução que garanta isso. A Velit tem o que você precisa! Nosso Software ERP contém tudo isso e muito mais para poder auxiliar a sua empresa.

Em uma época em que empresas estão procurando por qualquer vantagem sobre a concorrência, soluções de produtividade devem ser uma das primeiras áreas a considerar.

O poder do líder com foco na solução de problemas.
Deborah Ancona e Hal Gregersen (pesquisadores e professores do Massachusetts Institute of Technology – MIT), em abril deste ano,
escreveram um artigo na Harvard Business Review  a respeito do poder dos líderes que estão com o foco na solução de problemas.
Trouxemos para vocês um pouco sobre o assunto: 

Exemplo de líder com foco na solução de problemas

Para entender o perfil do líder focado na solução de problemas, você deve conhecer a história da empreendedora, CEO e professora Vivienne Ming que acredita que todos os tipos de problemas anteriormente intratáveis poderão ser resolvidos. Embora ocupe todas as funções de liderança, ela se considera uma gerente medíocre e afirma que está muito focada na solução de problemas.

Ming defende o modelo de colaboradores individuais, por que percebeu que perdeu muita energia ao tentar se certificar que todos da equipe estavam juntos e que ela estava fazendo a coisa certa para a equipe. Agora ela se certifica que sua equipe seja composta de pessoas que são realmente boas nas coisas que ela não é, por que assim poderá se concentrar nos seus pontos fortes, que considera ser a solução criativa de problemas. A atitude defendida por Ming não é a imagem tradicional do líder empresarial, mas as suas habilidades de reunir talentos é impressionante e por isso serve como exemplo.

O perfil do líder com foco na solução de problemas

Este exemplo mostra o perfil de vários líderes da atualidade. Deborah Ancona e Hal Gregersen, do MIT tem tentado enfatizar um estilo distinto de liderança, por que perceberam que as pessoas que estão impulsionando iniciativas impactantes e mudando o mundo não pareciam modelos de liderança da velha escola – e também não queriam parecer com esta velha escola. Os autores identificaram este novo modelo de liderança como liderada por problemas e começaram a pesquisar sobre isso.

Nas pesquisas foram identificados vários tópicos comuns no trabalho de líderes liderados por problemas. Nenhum desses líderes tem expectativas de atrair “seguidores” pessoalmente – por meio de seu carisma, status hierárquico ou acesso a recursos. Em vez disso, seu método é deixar os outros empolgados com qualquer problema que eles identifiquem como maduro para uma nova solução. Tendo se apaixonado por um problema, eles assumem a liderança – mas apenas com relutância, e apenas quando necessário para resolvê-lo, eles estão interessados em impactar o mundo a partir da resolução dos problemas identificados.

Para estes “líderes”, a liderança torna-se uma atividade intermitente, à medida que as pessoas com entusiasmo e especialização avançam no projeto conforme necessário, e prontamente se afastam quando, com base nas necessidades, os pontos fortes de outro membro da equipe são mais centrais. Em vez de serem generalistas puros, os líderes buscam seus próprios conhecimentos profundos, enquanto adquirem familiaridade suficiente com outros conhecimentos para estabelecer as conexões necessárias. Ninguém assume que a vida de uma equipe, ou mesmo de uma organização, será prolongada por si mesma. Um dos principais talentos da liderança é saber como formar uma equipe. Para resolver um problema, eles precisam encontrar o talento certo e convencer os outros de que seu projeto oferece a chance de fazer parte de um grande avanço.

Os autores afirmam que este é um estilo que tem se tornado tendência no mundo, pelo menos em cenários onde é desenvolvido constantemente a inovação. Estes líderes podem ser encontrados em muitos lugares, concentrando-se em oportunidades, estimulando os outros a se organizarem e resolvendo problemas.

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