Invista em Gestão

Processos gerenciais são um conjunto de atividades realizadas para atingir um determinado propósito. É um processo de definição de metas, planejamento e / ou controle da organização e condução da execução de qualquer tipo de atividade.

Na maioria dos casos, seguimos um processo para realizar algo de forma consistente sempre que precisamos concluir uma tarefa.

Por exemplo, todas as manhãs você acorda e se prepara para ir aonde precisa ir. Muitos de nós realizamos a mesma rotina.

Acompanhar os processos de uma empresa, sejam eles produtivos ou comerciais, e analisar seus reflexos são tarefas que exigem empenho, constância e, consequentemente, tempo. Coletar informações, registrá-las e atualizá-las também são ações importantes que organizam a gestão e que viabilizam seu desenvolvimento, mas isso exige que você reserve parte do seu dia para cuidar da questão.

Vale lembrar que o Velit-ERP é um software que facilita sua vida nesse sentido. A gestão de processos e a geração de dados fica mais fácil quando você utiliza nosso software. Além da precisão dos dados, os gráficos ajudam de maneira visual e prática a perceber as mudanças que podem e/ou devem ser tomadas para alcançar o sucesso da sua empresa.

Nova lei LGPD, como isso afeta sua empresa?

Em fevereiro de 2020, entrará em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e qualquer um que não se adequar a ela poderá pagar uma bela multa.

Sancionada pelo presidente Michel Temer, a Lei 13709/18 é inspirada na versão europeia da mesma lei (GDPR), e estabelece regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, e qualquer um que não cumprir as normas ditadas pela norma poderá pagar multas que podem variar entre R$ 50 milhões e 2% do faturamento total da empresa.

Ao contrário do que parece, a LGPD não se aplica apenas a empresas do segmento de tecnologia, mas a qualquer uma, tanto no setor público quanto no privado, que colete dados de seus usuários. Isso quer dizer que instituições bancários, cadastros de condomínio e até algumas páginas do Facebook deverão se adequar à nova lei de proteção de dados caso não queiram sofrer as sanções.

Além da multa, as empresas que não que não se adequarem à legislação também enfrentarão outras penalidades, como a dificuldade em fechar parcerias com outras operadoras de serviço.

A Velit garante a segurança de dados que nossos parceiros possuem, por isso, o que acaba sendo uma tranquilidade a mais para quem já é parceiro Velit. Venha você também fazer parte dessa história de sucesso!

A importância de emitir nota fiscal
Quantas vezes já nos deparamos em um estabelecimento com uma compra que não recebemos a notinha e nem fizemos questão?

 

    Porém, a emissão da nota fiscal é obrigatória porque é uma maneira de os órgãos de controle fiscal do governo conseguirem cumprir adequadamente sua fiscalização, através do monitoramento dessas notas. Com a comprovação de que uma venda foi realizada, é possível verificar quanto deve ser repassado para o governo, sob a forma de tributos.

    Mas não é só a nota fiscal de venda que comprova irregularidade.  A Receita Federal mapeia operações, desde a emissão da nota fiscal de compra até seu recebimento no destino.  Também pode rastrear o extrato da administradora de cartões, a nota de devolução de uma mercadoria que não possui nota de venda, a conta da empresa que é paga com o cheque de conta pessoal ou vice-versa, etc.

    A “meia-nota” também é um caso típico de subfaturamento. Na prática, emite-se uma nota da metade do valor da venda, e a outra metade, cobra-se “por fora”, ocasionando o caixa 2. Essa ação pode ser detectada através de uma análise das origens dos depósitos bancários, inclusive em contas dos sócios, acionistas, gerentes, diretores, parentes ou mesmo terceiros.

    Quando o empreendedor não emite a nota fiscal, ou emite a chamada “meia-nota”, isso é caracterizado como sonegação fiscal, enquadrando-se como crime, com sérias consequências penais. Essas são práticas com a intenção de omitir ou reduzir receitas, fraudando o ICMS, IR, e, indiretamente, PIS, COFINS, IPI, ISS e CSLL.

    Se a infração praticada tiver sido, por exemplo, uma inobservância da legislação tributária, como ocorre com o pagamento incorreto do tributo, a circunstância pode ser reparada com mais facilidade. Porém, no caso de empresas que burlam a lei com a finalidade de não pagar tributos, como deixar de emitir as notas fiscais, é função dos órgãos fiscais apurar as quantias devidas e determinar a penalidade cabível, de acordo com o art. 1º da Lei nº 8.137/1990, que define os crimes contrários à ordem tributária.

    Assim, a empresa que fornece à Receita Federal informações falsas a fim de pagar menos tributos deve arcar com uma multa de 20% sobre o valor e mais juros moratórios, isso no caso em que o próprio contribuinte se dá conta do erro e o comunica ao fisco. Caso o equívoco seja constatado pela fiscalização da autoridade fiscal, a multa sobe para 75% do valor sonegado, também acompanhados de juros.

Alguns problemas que podem surgir com a não emissão de nota fiscal:

Detenção e multa

    A Lei 4729/1965 determina que os crimes relacionados a sonegação fiscal, em réu primário, devem pagar uma multa equivalente a dez vezes o valor do tributo. É importante lembrar que quando uma empresa é flagrada por sonegação fiscal é feito um levantamento de todas as operações fiscais, inclusive as antigas, da empresa. Portanto, você terá que pagar o referente a dez vezes o valor de todos os impostos anteriormente sonegados.

    Em casos de prestação de serviço é feita uma estimativa sobre os valores que foram sonegados e a multa permanece. Além disso, em casos de reincidência o empreendedor pode ser detido de 2 a 5 anos.

Mercadorias apreendidas

    Outro risco para quem vende sem nota fiscal é a apreensão de mercadorias. Caso a empresa esteja transportando produtos sem a nota fiscal, ou com campos preenchidos errados, também está exposta. Além de ter a mercadoria presa, causando prejuízos, a empresa recebe uma multa que, em regra geral, é maior do que o valor de venda dos produtos.

    Não vale a pena o risco, certo?

Compromete os dados financeiros

    Há quem pense que os prejuízos de vender sem nota fiscal se limitam a sanções legais e isso é um grande erro. Ao fazer movimentações sem comprovação fiscal, a empresa deixa de registrar corretamente as entradas e saídas. Consequentemente, o contador passa a entregar relatórios inverídicos, com um faturamento menor do que o real.

    Caso você queira pegar um empréstimo, por exemplo, não terá como comprovar a receita da sua empresa. Outro ponto é a tomada de decisões. Como seus relatórios sempre estarão com números irreais, toda a gestão será baseada em achismos e não em dados, trazendo dificuldades no entendimento sobre expandir o negócio ou apertar os cintos.

Outros cuidados

    Emitir NF-e referente às vendas não é suficiente. É preciso tomar alguns cuidados. Segundo a Lei 8137/1990 as mesmas sanções aplicadas para os casos de venda sem nota fiscal, também são aplicadas quando há:

    Logo, emitir subfaturamento ou “meia nota” também é um risco. As medidas tomadas para esse tipo de crime fiscal também são as mesmas da falta de emissão, multa e prisão.

Benefícios da emissão de NF-e

    Pode ser que você tenha chegado nessa parte do artigo convencido de emitir NF-e por medo da fiscalização.  Mas, nós queremos mostrar que, além de ficar em dia com as obrigações fiscais, há uma série de vantagens em emitir todas as suas NF-es de maneira legal.

Maior controle na gestão financeira

    O primeiro benefício de não vender sem nota fiscal é, sem dúvidas, a saúde financeira do seu negócio. Se você tem todas as entradas e saídas documentadas legalmente, gerenciar o fluxo de caixa é muito mais fácil. Não há a necessidade de controles paralelos devido a caixa 2. Assim, projetar os seus gastos e receitas é muito mais simples, facilitando a tomada de decisão baseada em números e dados.

Maior facilidade nas declarações

    Outro ponto de melhora é a respeito das declarações prestadas ao Fisco.

    Quando há vendas sem nota fiscal, essas informações tendem a ficar registradas em lugares diferentes e na hora de prestar declaração de tributos, por exemplo, pode haver uma grande confusão. É comum que aconteça duplicação ou esquecimento em algum lançamento, fazendo com que as declarações sejam feitas com valores incorretos.

Diminuição da inadimplência

    Você já teve que recorrer ao meio judicial para receber por uma venda? Saiba que se você precisar e não tiver o comprovante fiscal da sua venda, não será possível. A NF-e é o documento que garante e prova uma operação, por isso, caso você não tenha e precise procurar os seus direitos, terá problemas jurídicos pois não poderá comprovar aquela operação.

Relatórios contábeis verídicos

    Outra vantagem é em relação aos relatórios contábeis. Dissemos anteriormente que quando há vendas sem nota fiscal há um problema em relação aos documentos enviados pela contabilidade. Já se você emite, esse problema se torna uma vantagem, pois os documentos fornecidos serão como ferramentas de tomada de decisão e também de avaliação sobre a saúde financeira do seu negócio.

    Além de facilitar os casos de empréstimos e financiamentos em nome da empresa, os documentos mostrarão exatamente a realidade do seu financeiro, facilitando taxas menores e empréstimos mais fáceis.

    Agora que você já sabe a importância de não vender sem NF-e, que tal descobrir um jeito fácil e prático de emití-las? Agende uma demonstração do nosso sistema de gestão Velit e saiba como emitir todas notas e organizar seus documentos pelo sistema.

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Auditoria fiscal: Como preparar sua empresa e o que você deve saber
Já sabe o que é auditoria fiscal, como ela funciona e quer manter o seu negócio longe de possíveis irregularidades?

 

    A auditoria fiscal consiste em inspeções, avaliações e investigações da documentação das empresas, com o objetivo de conferir se a legislação tributária e fiscal está sendo fielmente cumprida e diagnosticar possíveis ilegalidades no empreendimento, como fraudes ou sonegações.

   O ato é oficialmente realizado pelo governo, por uma vistoria de um funcionário público especializado na área — a pessoa com o encargo para fazê-lo é conhecido como auditor ou fiscal.

Previna-se! Cinco passos preparatórios antes de receber uma auditoria fiscal na sua empresa:

Primeiro passo: Avalie seus processos tributários.

   Verifique se existem contingências fiscais, contábeis e trabalhistas no seu negócio. Isso ajuda na identificação de possíveis vantagens que não estejam sendo aproveitadas. A partir desse levantamento, entre as áreas operacionais, é possível descobrir se é necessário corrigir falhas ou prevenir futuros problemas.

Segundo passo: Saiba quais documentos passar para uma auditoria fiscal.

   Para a realização da auditoria é preciso apresentar uma série de documentos, como notas fiscais de entradas de fornecedores, notas fiscais de entrada emitidas pela empresa e notas fiscais de saídas, além de livros fiscais e guias de ICMS. Isso inclui impostos como: PIS, IOF, IRPF, ICMS, IPVA, IPTU, entre outros.

Terceiro passo: Utilize um sistema de gestão integrada.

   Um sistema de gestão integrada consiste em um programa de computador que realizará a conexão entre dados automaticamente. As informações podem ser relativas aos outros setores da empresa ou aos sites da Secretaria da Fazenda Municipal e Estadual. Isso fará com que a empresa esteja sempre atualizada e pronta para vistorias.

Quarto passo: Organize seus documentos.

   A não apresentação de qualquer documento requerido pelo auditor é considerado como irregularidade. Portanto, apenas estar conforme os ditames da lei não significa que você estará protegido contra eventuais penalidades. Também será necessário apresentar toda a documentação ao fiscal.

Quinto passo: Facilite o acesso às informações fiscais e tributárias.

   O auditor ou fiscal requisitará uma série de documentos contábeis e tributários à empresa. Deixar tudo pronto e acessível a ele fará com que a visita seja finalizada rapidamente e não sejam levantadas suspeitas.

O que seu negócio ganha com isso?

   Você fica longe de problemas com denúncias de irregularidades, tem a indicação e correção para possíveis falhas, e ainda tem em mãos os caminhos e estratégias para um planejamento tributário pronto para ser executado. Isto é, tudo está pronto para que o seu negócio decole de forma sustentável.

   São muitos documentos, e muitos anos de documentos que devem ser armazenados. Informações podem se perder, principalmente se nem toda a sua plataforma é digital. A irregularidade não é feita de má fé, mas pode ser um erro operacional que custa caro. Mas então como evitar surpresas negativas? Em primeiro lugar é importante ter tudo em ordem! Sistemas gerenciais que contenham administração rígida de dados, como o Sistema de Gestão VELIT, armazenam todos esses dados em sua plataforma evitando que haja perda de algum documento, ou até mesmo não permitindo que seja feita uma venda ou qualquer ação sem a documentação necessária.

    Assim, quando qualquer fiscalização tomar lugar, os dados estarão organizados, acessíveis e transparentes. Além disso, é possível fazer uma auditoria automática, que verifica se os dados estão sem discrepância, antes mesmo da avaliação do fisco. Isso pode ser feito periodicamente, de forma a garantir que a empresa não fique tensa quando ocorrer uma nova inspeção – podendo até corrigir erros antes que eles virem multas.

 

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