1. Não incluir os usuários finais no processo de tomada de decisão

“Ao implementar um sistema ERP, muitas organizações concentram seu tempo e esforço na aprovação de executivos, quando devem envolver os principais funcionários que usarão o sistema”, argumenta Kevin Beasley, CIO da VAI, uma empresa de software de ERP.

“É crucial envolver os funcionários, não apenas da TI, mas de toda a organização, desde finanças, operações, manufatura, estoque etc.”, diz ele. “Engajar as partes interessadas em todas as etapas do processo de tomada de decisões garantirá que todos estejam engajados em encontrar e implementar a solução certa da melhor forma possível”. Pensando nisso a Velit treina as partes envolvidas no uso do sistema.

2. Não investir e apoiar a equipe de implementação

“Estruturar a equipe de implementação interna e dar o tempo e os recursos necessários para executar a implementação e a transformação de negócios associada é uma das etapas mais importantes de um projeto de ERP”, explica Carr. “Uma equipe bem-sucedida exige que as pessoas certas, com poder executivo e poder de decisão, façam o trabalho. Isso geralmente significa redistribuir as responsabilidades do dia a dia”. Isso pode ser a diferença entre uma virada bem-sucedida ou uma fracassada.

3.Ter falhas de comunicação entre departamentos

Para evitar esse problema, “crie um plano de comunicação do projeto para todas as fases”, sugere Dave Goossens, vice-presidente executivo de serviços profissionais da Unit4, fornecedor de ERP. “É importante agrupar uma pequena equipe central, composta de pessoas de diferentes departamentos, que se comuniquem e trabalhem bem entre si e que tenha influência nas áreas de negócios mais afetadas pela nova solução. Em seguida, certifique-se de que todos os envolvidos estejam sempre atualizados sobre o andamento do projeto e, por sua vez, mantenha todos os que estão nas áreas afetadas atualizados. ”

A Velit se preocupa com o bom andamento e o sucesso da sua empresa, por isso fornecemos todo o suporte necessário para que tudo funcione em harmonia. Formamos uma verdadeira parceria com a empresa contratada!

Quantas vezes já nos deparamos em um estabelecimento com uma compra que não recebemos a notinha e nem fizemos questão?

 

    Porém, a emissão da nota fiscal é obrigatória porque é uma maneira de os órgãos de controle fiscal do governo conseguirem cumprir adequadamente sua fiscalização, através do monitoramento dessas notas. Com a comprovação de que uma venda foi realizada, é possível verificar quanto deve ser repassado para o governo, sob a forma de tributos.

    Mas não é só a nota fiscal de venda que comprova irregularidade.  A Receita Federal mapeia operações, desde a emissão da nota fiscal de compra até seu recebimento no destino.  Também pode rastrear o extrato da administradora de cartões, a nota de devolução de uma mercadoria que não possui nota de venda, a conta da empresa que é paga com o cheque de conta pessoal ou vice-versa, etc.

    A “meia-nota” também é um caso típico de subfaturamento. Na prática, emite-se uma nota da metade do valor da venda, e a outra metade, cobra-se “por fora”, ocasionando o caixa 2. Essa ação pode ser detectada através de uma análise das origens dos depósitos bancários, inclusive em contas dos sócios, acionistas, gerentes, diretores, parentes ou mesmo terceiros.

    Quando o empreendedor não emite a nota fiscal, ou emite a chamada “meia-nota”, isso é caracterizado como sonegação fiscal, enquadrando-se como crime, com sérias consequências penais. Essas são práticas com a intenção de omitir ou reduzir receitas, fraudando o ICMS, IR, e, indiretamente, PIS, COFINS, IPI, ISS e CSLL.

    Se a infração praticada tiver sido, por exemplo, uma inobservância da legislação tributária, como ocorre com o pagamento incorreto do tributo, a circunstância pode ser reparada com mais facilidade. Porém, no caso de empresas que burlam a lei com a finalidade de não pagar tributos, como deixar de emitir as notas fiscais, é função dos órgãos fiscais apurar as quantias devidas e determinar a penalidade cabível, de acordo com o art. 1º da Lei nº 8.137/1990, que define os crimes contrários à ordem tributária.

    Assim, a empresa que fornece à Receita Federal informações falsas a fim de pagar menos tributos deve arcar com uma multa de 20% sobre o valor e mais juros moratórios, isso no caso em que o próprio contribuinte se dá conta do erro e o comunica ao fisco. Caso o equívoco seja constatado pela fiscalização da autoridade fiscal, a multa sobe para 75% do valor sonegado, também acompanhados de juros.

Alguns problemas que podem surgir com a não emissão de nota fiscal:

Detenção e multa

    A Lei 4729/1965 determina que os crimes relacionados a sonegação fiscal, em réu primário, devem pagar uma multa equivalente a dez vezes o valor do tributo. É importante lembrar que quando uma empresa é flagrada por sonegação fiscal é feito um levantamento de todas as operações fiscais, inclusive as antigas, da empresa. Portanto, você terá que pagar o referente a dez vezes o valor de todos os impostos anteriormente sonegados.

    Em casos de prestação de serviço é feita uma estimativa sobre os valores que foram sonegados e a multa permanece. Além disso, em casos de reincidência o empreendedor pode ser detido de 2 a 5 anos.

Mercadorias apreendidas

    Outro risco para quem vende sem nota fiscal é a apreensão de mercadorias. Caso a empresa esteja transportando produtos sem a nota fiscal, ou com campos preenchidos errados, também está exposta. Além de ter a mercadoria presa, causando prejuízos, a empresa recebe uma multa que, em regra geral, é maior do que o valor de venda dos produtos.

    Não vale a pena o risco, certo?

Compromete os dados financeiros

    Há quem pense que os prejuízos de vender sem nota fiscal se limitam a sanções legais e isso é um grande erro. Ao fazer movimentações sem comprovação fiscal, a empresa deixa de registrar corretamente as entradas e saídas. Consequentemente, o contador passa a entregar relatórios inverídicos, com um faturamento menor do que o real.

    Caso você queira pegar um empréstimo, por exemplo, não terá como comprovar a receita da sua empresa. Outro ponto é a tomada de decisões. Como seus relatórios sempre estarão com números irreais, toda a gestão será baseada em achismos e não em dados, trazendo dificuldades no entendimento sobre expandir o negócio ou apertar os cintos.

Outros cuidados

    Emitir NF-e referente às vendas não é suficiente. É preciso tomar alguns cuidados. Segundo a Lei 8137/1990 as mesmas sanções aplicadas para os casos de venda sem nota fiscal, também são aplicadas quando há:

• dados ocultos e omissos na NF-e;
• dados adulterados ou falsificados na NF-e;
• dados inexatos na NF-e e em declaração para a Receita Federal.

    Logo, emitir subfaturamento ou “meia nota” também é um risco. As medidas tomadas para esse tipo de crime fiscal também são as mesmas da falta de emissão, multa e prisão.

Benefícios da emissão de NF-e

    Pode ser que você tenha chegado nessa parte do artigo convencido de emitir NF-e por medo da fiscalização.  Mas, nós queremos mostrar que, além de ficar em dia com as obrigações fiscais, há uma série de vantagens em emitir todas as suas NF-es de maneira legal.

Maior controle na gestão financeira

    O primeiro benefício de não vender sem nota fiscal é, sem dúvidas, a saúde financeira do seu negócio. Se você tem todas as entradas e saídas documentadas legalmente, gerenciar o fluxo de caixa é muito mais fácil. Não há a necessidade de controles paralelos devido a caixa 2. Assim, projetar os seus gastos e receitas é muito mais simples, facilitando a tomada de decisão baseada em números e dados.

Maior facilidade nas declarações

    Outro ponto de melhora é a respeito das declarações prestadas ao Fisco.

    Quando há vendas sem nota fiscal, essas informações tendem a ficar registradas em lugares diferentes e na hora de prestar declaração de tributos, por exemplo, pode haver uma grande confusão. É comum que aconteça duplicação ou esquecimento em algum lançamento, fazendo com que as declarações sejam feitas com valores incorretos.

Diminuição da inadimplência

    Você já teve que recorrer ao meio judicial para receber por uma venda? Saiba que se você precisar e não tiver o comprovante fiscal da sua venda, não será possível. A NF-e é o documento que garante e prova uma operação, por isso, caso você não tenha e precise procurar os seus direitos, terá problemas jurídicos pois não poderá comprovar aquela operação.

Relatórios contábeis verídicos

    Outra vantagem é em relação aos relatórios contábeis. Dissemos anteriormente que quando há vendas sem nota fiscal há um problema em relação aos documentos enviados pela contabilidade. Já se você emite, esse problema se torna uma vantagem, pois os documentos fornecidos serão como ferramentas de tomada de decisão e também de avaliação sobre a saúde financeira do seu negócio.

    Além de facilitar os casos de empréstimos e financiamentos em nome da empresa, os documentos mostrarão exatamente a realidade do seu financeiro, facilitando taxas menores e empréstimos mais fáceis.

    Agora que você já sabe a importância de não vender sem NF-e, que tal descobrir um jeito fácil e prático de emití-las? Agende uma demonstração do nosso sistema de gestão Velit e saiba como emitir todas notas e organizar seus documentos pelo sistema.

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